¿Por qué es importante contar con un plan de comunicación como las grandes empresas?

Más que nunca la comunicación y el buen uso de ella es un factor fundamental para cualquier tipo de empresa y particular.

La comunicación es una de las políticas inherentes a cualquier actividad que se realice por parte de una institución (sea cual sea el sector o tamaño de la misma), ya que toda entidad constituida por humanos va a necesitar relacionarse, transmitir, interna y externamente, sus opiniones, reivindicaciones, necesidades o logros. 

El plan de comunicación es la principal hoja de ruta de cualquier organización, por pequeña que sea en cuanto RRPP se refiere.

Un plan de comunicación es un documento que engloba las pautas de la estrategia integral de comunicación de una empresa, institución, o pequeño negocio…los mensajes clave y las acciones a adoptar.

El plan tiene que estar alineado con los valores, misión y visión; con los hitos agendados y ajustado a la idiosincrasia del sector y de la empresa. Debe definir bien  los objetivos en comunicación a alcanzar y el tipo de cliente al que vaya dirigido con un mensaje y un tono adecuado que despierte interés.

Se encarga de dar visibilidad a la marca, fijar las relaciones con los medios de comunicación, así como con  respaldar la reputación y apoyar el negocio.

Lo habitual es hacer planes de Comunicación de un año de duración, pero puedes hacerlos semestrales o trimestrales. Se recomienda que sean anuales porque es en este periodo cuando realmente podremos llevar a cabo la estrategia de forma completa.

Suele indicarse que “lo que no se comunica, no existe” y, en algunas ocasiones, esta afirmación puede parecer exagerada. Sin embargo, la realidad lo constata. El Marketing, la Comunicación, han desmentido al refrán castellano que aseguraba que “el buen paño en el arca se vende”.

A menudo se tiene la convicción de que el Plan de Comunicación es una herramienta de gestión compleja, sofisticada y necesariamente costosa para la empresa que decide adoptarla. No es cierto que un plan de comunicación sea únicamente accesible para entidades con abultados presupuestos y con un alto nivel de gestión. Por el contrario toda unidad de negocio tiene su estrategia de comunicación y por tanto, el plan debe responder a unas pautas de actuación que toda empresa tiene establecidas.

Un plan se compone de:

–          Análisis de situación para definir el momento de la comunicación de la organización, institución o negocio

–          Ejes de posicionamiento

–          Objetivos

–          Públicos de interés.

–          Manual de mensajes clave

–          Recursos y fijación de presupuestos

–          Plan a utilizar

–          Canal de acciones.

Teniendo presente la importancia de la comunicación es necesario contar con un buen plan de comunicación antes de lanzarse a la aventura de comunicar.

Ocho puntos imprescindibles que debe contener un plan de comunicación

1.- Contextualización

Como contextualización entendemos el análisis tanto externo como interno de la empresa. Para ello, es de gran utilidad recurrir a estudios y datos estadísticos, así como herramientas que nos aporten la máxima información sobre dónde estamos y cómo está el mercado que nos rodea, eso nos ayudará a establecer los objetivos de forma coherente.

• Análisis del entorno: En este punto debemos llevar a cabo un estudio de mercado para analizar todo lo relacionado a lo externo a la empresa. Es decir cómo se encuentra el mercado en que desarrollamos nuestra actividad, quién es nuestra competencia, cómo se comporta, etc. Para ello o bien se puede recurrir a la externalización, es decir contratando una empresa que lleve a cabo el estudio de mercado o bien, como he comentado en el punto anterior, a través de un proceso de investigación y análisis de estudios y datos estadísticos que nos proporcionen la máxima información del entorno de nuestra empresa.
• Análisis de tu empresa: De la misma forma que tenemos que analizar todo lo relacionado con lo externo a la empresa, es necesario también realizar un análisis interno de la empresa para detectar posibles oportunidades, amenazas así como nuestras debilidades y fortalezas. Para ello, es de suma utilidad la realización de un análisis DAFO.

El análisis DAFO, es una metodología de estudio de la situación de nuestra empresa, analizando sus características internas (Debilidades y Fortalezas) y su situación externa (Amenazas y Oportunidades) en una matriz cuadrada. Proviene de las siglas en inglés SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities y Threats).

A través de este análisis conoceremos la situación real en que se encuentra nuestra organización y nos servirá para planear una estrategia de comunicación de futuro.

2.- Definición de objetivos

Éste es uno de los puntos más importantes a tener en cuenta en la elaboración de un plan estratégico de comunicación. De una correcta definición de los objetivos a alcanzar dependerá la efectividad del plan de comunicación. Un correcto establecimiento de objetivos exige tener en cuenta la denominada regla S.M.A.R.T es decir, estos objetivos deben ser:

• Specific (específicos)
• Measurable (medibles)
• Achievable (alcanzables)
• Result-oriented (orientados a resultados)
• Time-limited (establecidos para un periodo de tiempo determinado)

Tienes que pensar y escribir una lista de objetivos que sean reales.

• Mejorar el proceso de comunicación con los clientes.
• Generar confianza y credibilidad sobre mi marca.
• Conseguir mayor visibilidad: que los medios de comunicación publiquen al menos cinco artículos sobre mi empresas o mis productos.
• Fomentar la interacción con mis seguidores de redes sociales.
• Dar a conocer mi empresa, mi nueva colección de productos, mis talleres…
• Conseguir mayor notoriedad y valoración de mi marca.
• Posicionarte como líder de tu sector.
• Llegar a un nuevo público.

Hemos abarcar esos objetivos que nuestros recursos de empresa nos permitan. Lo óptimo sería establecer no más de cuatro objetivos de comunicación.

3.- Público objetivo

¿A quién nos dirigimos? ¿Quién es nuestro público objetivo? ¿Qué edad tiene? ¿A qué se dedica? ¿Es principalmente hombre o mujer? ¿Qué nivel de ingresos tiene? ¿Dónde reside? ¿Qué intereses tiene? ¿Qué hace en su tiempo libre?

Tenemos que decidir a quién vamos a dirigir nuestra comunicación, para ello es indispensable conocer muy bien a nuestro público objetivo, así como los medios y canales de comunicación que usan a diario. De ello dependerá el tono, el mensaje, los canales, y en general todo lo relacionado con la comunicación que utilicemos. ¿De qué serviría utilizar una red social como Instagram en la que 7 de cada 10 usuarios tienen edades comprendidas entre los 16 y los 34 años si nuestro público objetivo tiene una edad comprendida entre los 50 y 70 años? Quizás este tipo de usuario prefiera otro tipo de canal tradicional como la radio.

4.- Mensaje

Es lo que queremos comunicar dirigido a nuestro público objetivo que hemos definido anteriormente y con un estilo y un tono de comunicación adecuado.

Claves para un buen mensaje:

• Claro, conciso y directo
• Gramatical y ortográficamente perfecto
• Con un lenguaje adecuado a tu público objetivo (adaptado a su idioma, formal o informal…)
• Tono adecuado a tu público objetivo y a tus objetivos Ej. Motivacional, instructivo…
• Mensaje con contenido acorde a las necesidades e intereses de tu público objetivo.

5.-  Recursos y fijación de presupuesto

Para poder llevar a cabo el plan de comunicación, es necesario conocer con exactitud los recursos con los que contamos (materiales y no materiales) y cuánto vamos a destinar a las acciones necesarias para alcanzar los objetivos establecidos en el plan de comunicación:

– Partida económica a destinar

– Empleados y/o recursos humanos necesarios

– Formas de obtener los recursos necesarios para la ejecución del plan de comunicación, etc.

6.- Canales

Todos los puntos anteriores nos arrojarán los datos suficientes para poder elegir qué canales vamos utilizar para comunicarnos con nuestro público objetivo.  

Canales de comunicación offline:

• Radio y televisión
• Prensa escrita
• Revistas especializadas
• Cartelería, vallas publicitarias…
• Actos de relaciones públicas y otros eventos

Canales de comunicación online:

• Web
• Blog
• Redes sociales
• Newsletter, boletines
• Otros

7.- Plan de acción

Tras haber estudiado nuestro entorno, establecido nuestros objetivos, analizado nuestro público objetivo, definido nuestro mensaje, elegido qué canales vamos a utilizar, evaluado nuestros recursos y establecido nuestro presupuesto…ahora tenemos que elegir la acción o acciones que nos ayudarán a alcanzar cada objetivo que previamente hemos establecido.

8.-  Calendario de acciones

Para poder medir los resultados es necesario que estas acciones se establezcan en el marco de un calendario. Cada acción tendrá una duración determinada así como una continuidad, algunas se repetirán al día o a la semana y otras serán puntuales. Es necesario definir qué vamos hacer y cuándo lo vamos a hacer.